CIPA – Como fazer uma ATA de reunião? Modelo Gratuito
A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio (CIPA) é uma das mais importantes estruturas de apoio à Segurança e Saúde no Trabalho (SST) no Brasil. Instituída pela Norma Regulamentadora nº 5 (NR-5), a CIPA é obrigatória em empresas que se enquadram nos critérios estabelecidos pela legislação, conforme grau de risco e número de empregados.
Sua principal missão é identificar riscos no ambiente de trabalho e propor medidas que contribuam para eliminar ou minimizar esses riscos, atuando de forma preventiva e educativa. A Comissão não apenas contribui para a redução dos acidentes e doenças ocupacionais, mas também promove um ambiente mais saudável, equilibrado e produtivo.
Você pode gostar de:
Composta por representantes do empregador e dos empregados, a comissão funciona como um canal ativo de diálogo entre os trabalhadores e a gestão, fortalecendo a cultura de segurança na empresa. Ela atua também na mediação de situações que envolvem assédio moral e sexual, promovendo um ambiente de respeito e integridade nas relações de trabalho.
Dentro das atribuições da CIPA, as reuniões periódicas são momentos essenciais. Elas são realizadas, no mínimo, uma vez por mês e têm como objetivo acompanhar as ações do plano de trabalho, analisar os acidentes ocorridos, revisar medidas preventivas, planejar treinamentos, discutir melhorias nos processos e registrar sugestões dos trabalhadores.
Para que as decisões tomadas nessas reuniões tenham efetividade, continuidade e valor legal, é imprescindível que tudo seja formalmente documentado por meio de atas. A ata de reunião é um documento oficial que registra todas as informações tratadas na reunião: pautas, discussões, deliberações e encaminhamentos.
Além de ser um instrumento administrativo, a ata é também um recurso legal e estratégico. Ela comprova que a empresa está cumprindo suas obrigações legais relativas à segurança e saúde no trabalho, serve como base para auditorias internas e externas e, principalmente, garante a transparência e a responsabilidade nas ações da comissão.
Neste artigo, você entenderá com mais profundidade:
Sumário do conteúdo
O que é uma Ata da CIPA e porque ela é importante?
A ata é um documento formal e oficial que serve para registrar detalhadamente o que foi tratado, discutido e deliberado durante as reuniões da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio (CIPA). Ela é parte essencial da rotina de gestão da segurança do trabalho, e sua elaboração é obrigatória conforme previsto pela Norma Regulamentadora nº 5 (NR-5), que trata da estrutura e funcionamento da CIPA.
Mais do que um simples registro, a ata tem múltiplas funções: administrativa, técnica, legal e preventiva.
1. Função Administrativa
A ata documenta o conteúdo das reuniões: quem esteve presente, quais foram os assuntos discutidos, quais decisões foram tomadas, quais pendências foram levantadas e quais encaminhamentos serão seguidos. Isso permite dar continuidade às ações da comissão, acompanhar o que foi executado e o que ainda precisa ser feito. Além disso, facilita a transição entre diferentes gestões da CIPA.
2. Função Técnica
Cada reunião da CIPA envolve discussões técnicas sobre riscos, acidentes, medidas preventivas, treinamentos e condições de trabalho. A ata, ao registrar essas discussões, torna-se um recurso de gestão de riscos e uma ferramenta para orientar melhorias na prevenção de acidentes e doenças ocupacionais.
3. Função Legal
A ata é uma prova documental de que a empresa está promovendo e incentivando ações preventivas, cumprindo sua obrigação legal de manter uma CIPA ativa e atuante. Em caso de fiscalização do Ministério do Trabalho, auditorias internas, sindicâncias, processos trabalhistas ou investigações de acidentes, as atas servem como evidência concreta da atuação da comissão.
4. Função Estratégica
Em empresas com cultura de segurança consolidada, as atas da CIPA são utilizadas para comunicar avanços, alinhar metas de SST e envolver a liderança. Elas demonstram que há uma gestão proativa da segurança, valorizando a participação dos trabalhadores nas decisões e fortalecendo o clima organizacional.
Vale destacar que muitas vezes a composição da CIPA muda anualmente. Nesse contexto, a ata é o principal instrumento de continuidade das ações. A nova equipe consegue, por meio da leitura das atas anteriores, entender o histórico de riscos, ações realizadas, decisões pendentes e temas recorrentes no ambiente de trabalho.
A ata da CIPA não é apenas uma formalidade, mas um documento estratégico para a saúde e segurança ocupacional. Seu valor está em registrar com precisão e responsabilidade tudo aquilo que envolve o bem-estar dos trabalhadores. Quando bem feita, a ata protege a empresa, fortalece a cultura de segurança e ajuda a construir um ambiente mais saudável, produtivo e comprometido com a prevenção.
Como Fazer uma Ata da CIPA
A ata da CIPA deve ser redigida com clareza, objetividade e padronização. Mais do que um resumo informal, ela é um documento oficial e precisa atender aos critérios legais e operacionais da empresa. Abaixo, explicamos cada parte fundamental da ata com sugestões práticas para sua elaboração.
1. Início da Reunião
Essa parte inicial da ata estabelece o registro formal da reunião. Ela responde às perguntas: quando, onde, quem estava presente e se havia quórum suficiente.
Deve conter:
- Data e hora do início da reunião;
- Local onde foi realizada (ex: sala de reuniões, refeitório, ambiente externo);
- Nome completo dos presentes, especificando se são titulares, suplentes ou convidados;
Exemplo:
“Aos 20 dias do mês de julho de 2024, às 10h, reuniram-se na sala de reuniões da empresa os membros da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio – CIPA, conforme lista de presença anexa, foi dado início à reunião ordinária.”
2. Pauta da Reunião
A pauta é a lista dos assuntos que serão discutidos. Pode ser elaborada previamente e divulgada entre os membros para que todos estejam preparados.
Sugestões de temas para a pauta:
- Aprovação de atas anteriores;
- Análise de acidentes ocorridos no período;
- Avaliação de inspeções realizadas pela CIPA;
- Planejamento da SIPAT (Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho);
- Atualização de ações do plano de trabalho;
- Demandas recebidas de colaboradores;
- Apresentação de campanhas de saúde e segurança;
- Avaliação de condições ambientais ou comportamentais no local de trabalho.
Dica: Numerar os itens da pauta facilita a leitura e organização do documento.
3. Discussões e Deliberações
Essa é a parte mais importante da ata. Ela registra o conteúdo das discussões e as decisões efetivamente tomadas. Tudo deve ser descrito de forma objetiva, impessoal e na terceira pessoa, evitando julgamentos subjetivos ou conversas paralelas.
O que registrar:
- Quem propôs determinada ação ou ponto de discussão;
- O que foi deliberado (decidido) pelo grupo;
- Se houve votação ou consenso;
- Responsável pela execução de cada ação;
- Prazos definidos para conclusão das atividades.
Exemplo:
“Foi apresentada pela vice-presidente da CIPA a proposta de campanha sobre ergonomia. Após breve discussão, a comissão aprovou a realização da campanha na segunda quinzena de agosto, com apoio da área de Recursos Humanos. A colaboradora Ana Paula ficou responsável pela criação do material de divulgação.”
Evite: “João disse que não concordava porque achava isso bobeira.”
Prefira: “O membro João manifestou objeção à proposta, que foi mantida após votação.”
4. Encerramento da Reunião
Essa parte fecha o documento e formaliza o término da reunião.
Deve conter:
- Horário de encerramento da reunião;
- Registro de agradecimentos (opcional);
- Agendamento da próxima reunião (se definido);
- Espaço para assinaturas dos participantes (físicas ou digitais).
Exemplo:
“Nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada às 12h. A próxima reunião ordinária foi agendada para o dia 20 de agosto de 2024, às 10h. Para constar, lavrou-se a presente ata, que segue assinada pelos presentes.”
Dicas para Redigir uma Boa Ata da CIPA
- Use linguagem formal e impessoal (sem gírias ou opiniões pessoais);
- Evite siglas sem explicação;
- Não use abreviações excessivas;
- Revise a ortografia e a gramática;
- Mantenha uma padronização entre as atas (modelo fixo, mesmo formato de data, nome dos cargos, etc.);
- Inclua uma lista de presença anexa com assinatura dos participantes;
- Arquive a ata em formato físico e digital, conforme política da empresa.
As atas devem ser assinadas por todos os participantes da reunião, preferencialmente na presença de todos. Porém, em ambientes com tecnologia, é possível utilizar assinaturas eletrônicas com validade jurídica, desde que a empresa tenha mecanismos validados para isso.
Fazer uma ata de CIPA corretamente é mais do que cumprir uma obrigação legal. É garantir que as decisões tomadas em grupo tenham valor, sejam rastreáveis e se convertam em ações reais. Atas bem feitas refletem o compromisso da empresa com a prevenção, a saúde e o bem-estar de seus colaboradores.
📝 Modelo Prático de Ata da CIPA
Ata da Reunião da CIPA
Data: 20 de julho de 2023
Hora: 10:00
Local: Sala de reuniões da empresaPresentes:
João Silva – Presidente da CIPA
Maria Oliveira – Vice-presidente
Pedro Santos – Membro titular
Ana Paula – Membro suplentePauta da reunião:
- Discussão e aprovação do calendário de reuniões da CIPA para o ano de 2025;
- Discussão e aprovação do plano de trabalho da CIPA para o ano de 2025.
Discussões e decisões:
- Foi aprovado o calendário de reuniões mensais para o exercício de 2025.
- Foi aprovado o plano de trabalho da CIPA, com as seguintes ações prioritárias:
– Realização de inspeções mensais nos setores operacionais;
– Treinamentos sobre prevenção de acidentes;
– Divulgação de campanhas internas de segurança do trabalho.Encerramento:
A reunião foi encerrada às 12:00, e os participantes presentes assinaram esta ata.Assinaturas:
João Silva
Maria Oliveira
Pedro Santos
Ana Paula
A ata da CIPA deve ser assinada por todos os presentes, incluindo titulares, suplentes e eventuais convidados. Isso garante a validade jurídica do documento e o comprometimento com as ações deliberadas.
Caso a empresa utilize ferramentas digitais (como Adobe Sign, DocuSign, GOV.BR ou sistemas internos), a assinatura eletrônica pode substituir a física, desde que com validade legal.
As atas devem ser arquivadas por toda a vigência da gestão da CIPA, preferencialmente por no mínimo 5 anos, com fácil acesso para auditorias e revisões internas. É importante manter cópias digitais seguras, com backup.
Conclusão
A ata da CIPA é mais do que um documento administrativo: é um registro vivo do compromisso da empresa com a prevenção de acidentes, a promoção da saúde no trabalho e o cumprimento das normas legais.
Fazer uma ata bem estruturada, clara e objetiva é parte essencial da atuação eficiente da CIPA. Além de garantir a transparência e continuidade das ações, ela fortalece a cultura de segurança dentro da organização.
Se você atua como técnico de segurança, gestor ou membro da CIPA, priorize esse registro com responsabilidade. Ele pode fazer toda a diferença na hora de comprovar o que foi feito — e no compromisso com a vida dos trabalhadores.
